Inspektor w Urzędzie Stanu Cywilnego K 179/25

Prezydent Miasta Gdańska na podstawie art. 11 ust.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1135) ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze w Urzędzie Miejskim w Gdańsku ul. Nowe Ogrody 8/12

Inspektor w Urzędzie Stanu Cywilnego

Od kandydatów/kandydatek przystępujących do naboru oczekujemy:

- wymagania niezbędne

• wykształcenie wyższe;
• min. 3-letni staż pracy;
• min. 2-letnie udokumentowane doświadczenie zawodowe w administracji publicznej;
• znajomość przepisów: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego Dz. U. 2025.594 tj. z dnia 2025.05.06, Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego Dz. U. 2025.1691 tj. z dnia 2025.12.03, Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy Dz. U. 2023.2809 tj. 2023.12.29;
• umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office);
• obywatelstwo polskie;
• nieposzlakowana opinia;
• niekaralność za przestępstwa popełnione umyślnie ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe;
• pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych.

- wymagania dodatkowe

• wykształcenie wyższe administracyjne lub prawnicze;
• znajomość języków obcych;
• dobra organizacja pracy;
• umiejętność współpracy;
• bezkonfliktowość;
• staranność, dokładność, obowiązkowość;
• odporność na stres.

Do zadań wykonywanych na stanowisku będzie należało:

• prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących sprostowań oraz uzupełnień w aktach stanu cywilnego,
• prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zmiany imion i nazwisk,
• realizacja przekazywanych przez sądy odpisów prawomocnych orzeczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub mających wpływ na treść lub ważność aktu stanu cywilnego,
• aktualizacja danych w rejestrze PESEL,
• sporządzanie sprawozdań z realizowanych zadań, w tym sprawozdań statystycznych,
• sprawna, terminowa i profesjonalna obsługa Klientów zgłaszających się w celu rejestracji stanu cywilnego,
• dokonywanie zmian w rejestrze stanu cywilnego na podstawie odpisów prawomocnych orzeczeń, ostatecznych decyzji oraz innych dokumentów stanowiących podstawę wpisu do rejestracji stanu cywilnego,
• przenoszenie aktów stanu cywilnego z ksiąg do rejestru stanu cywilnego,
• wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
• prowadzenie postępowań w celu wydania decyzji o odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
• rejestracja w rejestrze PESEL danych z aktów stanu cywilnego,
• weryfikacja i usuwanie niezgodności danych w rejestrze PESEL,
• znajomość i stosowanie procedur zarządzania jakością, funkcjonującego w Urzędzie zgodnie z normą ISO 9001:2015,
• prowadzenie korespondencji z placówkami dyplomatycznymi oraz obcymi organami administracji w zakresie wykonywanych zadań w tym wynikających z umów międzynarodowych, konwencji, rozporządzeń Rady Unii Europejskiej.

Kandydatom/kandydatkom oferujemy:

• umowę o pracę: pierwsza umowa o pracę zawierana jest na czas określony maksymalnie do 30.06.2026 z możliwością przedłużenia;
• wymiar czasu pracy: pełny etat, 40 godz. tygodniowo,

/w przypadku osób niepełnosprawnych, zgodnie z odrębnymi przepisami/,

Sporadycznie występuje konieczność pracy w innych godzinach niż przewidziane w Regulaminie pracy

• miejsce pracy: Urząd Miejski w Gdańsku;
• specyfika pracy: praca biurowa oraz praca w magazynach archiwum,
• wynagrodzenie zasadnicze w przedziale 5900,00 – 6100,00 zł brutto, w zależności od posiadanego doświadczenia i kompetencji,

/zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych/,

• dodatek stażowy

/zgodnie z Ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych/,

• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”

/zgodnie z Ustawą z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej/,

• przewidywany termin zatrudnienia: styczeń/luty 2026 r.

Warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji jest złożenie następujących dokumentów w języku polskim:

• Curriculum Vitae (CV) z przebiegiem nauki i pracy zawodowej, czyli dane, o których mowa w art. 22¹§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
• list motywacyjny;
• kserokopia dyplomu ukończenia studiów;
• kserokopie świadectw pracy lub zaświadczenie z obecnego zakładu pracy potwierdzające staż pracy;
• inne dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje i umiejętności;
• wypełnione i podpisane oświadczenie zgodnie ze wzorem

* w przypadku zatrudnienia konieczne będzie dostarczenie „Zapytania o udzielenie informacji o osobie do Ministerstwa Sprawiedliwości – Krajowy Rejestr Karny”

WZÓR OŚWIADCZENIA (30.5 KB, doc) do pobrania.

Dokumenty potwierdzające staż pracy lub kompetencje nabyte w trakcie pracy lub nauki  za granicą muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty potwierdzające staż pracy winny jednoznacznie wskazywać okres zatrudnienia oraz charakter stosunku prawnego, na podstawie którego świadczona była praca za granicą.

Dalsze etapy rekrutacji zostaną przeprowadzone w następujący sposób

Kandydaci/tki spełniający/ce wymagania niezbędne, zakwalifikowani do kolejnego etapu, otrzymają zaproszenie do udziału w spotkaniu rekrutacyjnym, które odbędzie się w siedzibie Urzędu lub z wykorzystaniem aplikacji MS Teams. Jednocześnie kandydaci zostaną poinformowani o  planowanym przebiegu spotkania, w tym o wykorzystywanych podczas naboru narzędziach rekrutacyjnych. 

W miesiącu poprzedzającym datę ogłoszenia konkursu, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miejskim w Gdańsku przekroczył 6%.

Zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Urząd Miejski w Gdańsku, z siedzibą 80-803 Gdańsk, ul. Nowe Ogrody 8/12.

Dane kontaktowe:

- ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk,

- tel. +48 58 524-45-00,

- e-mail: umg@gdansk.gda.pl.

2. We wszystkich sprawach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: iod@gdansk.gda.pl.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji obecnego procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia przez Państwa wyraźnej i dobrowolnej zgody także dla potrzeb przyszłych rekrutacji na stanowiska pracy w Urzędzie.
4. Dane będą przetwarzane na podstawie ustawy z dnia 26.06.1974 Kodeks Pracy oraz ustawy z dnia 21.11.2008 o pracownikach samorządowych. W przypadku podania danych osobowych wykraczających poza zakres wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, dane będą przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody.
5. Okresy przechowywania Państwa danych osobowych: w przypadku wygrania naboru Państwa dokumenty aplikacyjne zostaną dołączone do akt osobowych i będą przechowywane przez okres przewidziany dla dokumentacji pracowniczej, dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane przez okres 6 miesięcy od daty zakończenia rekrutacji, na potrzeby której została wyrażona zgoda, dokumenty aplikacyjne spełniające wymogi formalne określone w ogłoszeniu o naborze będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym został przeprowadzony nabór, dokumenty aplikacyjne nie spełniające wymogów formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze zostaną zniszczone w sposób mechaniczny przez Wydział Kadr i Organizacji po upływie miesiąca od daty wpływu dokumentów do Urzędu.
6. Dane osobowe będą przekazywane i udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku wygrania naboru dane osobowe wybranego kandydata w zakresie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania w myśl przepisów Kodeksu cywilnego zostaną umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej Urzędu na okres co najmniej 3 miesięcy. Państwa dane osobowe są przekazywane podmiotom przetwarzającym w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Miejski w Gdańsku, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT.
7. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych lub ich usunięcia. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacyjnym. Mają Państwo prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych wykraczających poza wymagania określone w ogłoszeniu o naborze w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody powinno nastąpić w trybie analogicznym jak wyrażenie zgody na przetwarzanie danych.
8. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów RODO podczas przetwarzania danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie danych osobowych wynikających bezpośrednio z przepisów prawa jest obligatoryjne. Zaniechanie ich podania skutkuje niemożnością realizacji procesu rekrutacji. Podanie pozostałych danych (nie objętych wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze) jest dobrowolne, jednak zaniechanie ich podania utrudni realizację procesu rekrutacji.
10. Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również profilowane.

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, w Urzędzie Miejskim w Gdańsku opracowano wewnętrzną procedurę zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Informacje na temat procedury dostępne są w BIP - Urząd Miejski w Gdańsku

Do kolejnego etapu rekrutacji zostaną zaproszeni kandydaci, którzy:

• złożą wszystkie wyżej wymienione dokumenty
• spełniają wszystkie wymagania niezbędne

Dokumenty należy składać w Urzędzie Miejskim w Gdańsku ul. Nowe Ogrody 8/12 – pokój nr 40 w zamkniętych kopertach lub przesyłać na adres: 

Urząd Miejski w Gdańsku

ul. Nowe Ogrody 8/12

80-803 Gdańsk

z następującą adnotacją:

„nabór na stanowisko urzędnicze:

Inspektor w Urzędzie Stanu Cywilnego K 179/25

w terminie od 18.12.2025 r. do 07.01.2026 r., decyduje data wpływu oferty do Urzędu.

Informacje o wyniku naboru prowadzonego na zasadzie jawności i konkurencyjności zostaną upowszechnione w BIP www.gdansk.pl i na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

Informujemy, że nadsyłanych ofert nie zwracamy.