p.o. Kierownika: Renata Sęk
ul. Nowe Ogrody 8/12
parter, pokój nr 19
Gdańskie Centrum Kontaktu tel.: (+48 58) 52 44 500
e-mail: kontakt@gdansk.gda.pl
Realizowane zadania:
- udzielanie kompleksowych informacji klientom korzystającym z usług Urzędu, w tym:
- o sprawach załatwianych w poszczególnych wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych Miasta,
- o obowiązujących procedurach załatwiania spraw,
- wydawanie niezbędnych druków i formularzy oraz pomoc w wypełnianiu,
- przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury miejskiej i przekazywanie odpowiednim służbom,
- obsługa klientów w zakresie merytorycznej działalności wydziałów, w tym:
- przyjmowanie i sprawdzanie pod względem poprawności składanych dokumentów,
- ewidencja i monitorowanie spraw przekazanych do realizacji wydziałom,
- przygotowywanie raportów i analiz dotyczących obsługi,
- obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu (ESP) i przekazywanie do realizacji wydziałom lub innym jednostkom zgodnie z właściwością,
- obsługa osób z niepełnosprawnościami, w tym:
- świadczenie usług tłumacza języka migowego w zakresie spraw realizowanych przez Urząd oraz podczas ślubów cywilnych,
- wsparcie osób niedowidzących i niewidomych w obsłudze urządzeń ułatwiających odczytywanie tekstu i wypełnianiu druków oraz formularzy,
- przyjmowanie korespondencji kierowanej do jednostek organizacyjnych Miasta i przekazywanie ich zgodnie z właściwością,
- wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi,
- potwierdzanie własnoręczności podpisów oraz zgodności kopii składanych dokumentów z oryginałami w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
- gromadzenie ankiet dotyczących jakości obsługi, w tym:
- analizowanie treści ankiet,
- współpraca przy wdrażaniu propozycji zawartych w ankietach,
- przygotowywanie raportów Prezydentowi,
- obsługa i monitorowanie urzędowej poczty elektronicznej,
- obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu, a w szczególności:
- odbiór ze wskazanych placówek pocztowych,
- doręczanej przez kurierów,
- rejestrowanie korespondencji przychodzącej, w tym zwrotnych potwierdzeń odbioru,
- składanej przez jednostki organizacyjne Miasta,
- dostarczanie korespondencji do sekretariatów Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika i Zastępcy Skarbnika,
- dystrybucja korespondencji do wydziałów, w tym zlokalizowanych poza siedzibą główną Urzędu oraz wskazanych placówek administracji publicznej,
- przekazywanie faktur kierowanych do jednostek organizacyjnych Miasta,
- przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji błędnie nadesłanej do Urzędu,
- obsługa korespondencji wychodzącej z Urzędu w zakresie:
- przygotowania i realizacji umowy z operatorem pocztowym,
- przygotowywania przesyłek wysyłanych za pośrednictwem firm kurierskich,
- organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu (w tym: zawieranie umów oraz nadzór nad odpowiednią realizacją doręczania),
- obsługa doręczeń zastępczych zlecanych przez Sądy, Kancelarie Komorników Sądowych i Urzędy Skarbowe, w tym:
- fizyczne doręczanie przesyłek na terenie Miasta,
- pisemne informowanie nadawców o sposobie realizacji doręczeń zastępczych,
- udział w procesie utrzymania, usprawniania i aktualizowania systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi,
- rozpatrywanie w trybie skargowym spraw zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
- koordynowanie spotkań interwencyjnych Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika, organizowanych w ramach skarg i wniosków, w tym:
- ustalanie terminów spotkań,
- przygotowywanie wstępnych protokołów zawierających informacje o tematyce poszczególnych spotkań,
- powiadamianie o spotkaniach odpowiednich dyrektorów wydziałów oraz jednostek organizacyjnych Miasta,
- gromadzenie niezbędnej dokumentacji oraz sporządzanie ustaleń ze spotkań interwencyjnych u Prezydenta,
- przyjmowanie i protokółowanie wniosków mieszkańców zgłaszanych podczas spotkań Prezydenta w poszczególnych dzielnicach Miasta,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg i interwencji posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi,
- prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym:
- rejestrowanie wniosków,
- analiza treści wniosków i ustalanie wydziałów odpowiedzialnych za ich rozpatrzenie,
- nadzór nad terminowym rozpatrywaniem spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej oraz koordynowanie procesów związanych z upublicznianiem treści wniosków i odpowiedzi w Biuletynie Informacji Publicznej,
- wskazywanie wnioskodawcom właściwej jednostki lub jednostek organizacyjnych Miasta w przypadku, gdy zakres wniosku obejmuje ich właściwość
- prowadzenie składu chronologicznego Urzędu, w tym:
- przyjmowanie, rejestrowanie i przechowywanie określonej korespondencji w postaci nieelektronicznej,
- zarządzanie składem i nadzór nad dokumentami w nim zgromadzonymi, m.in.: wypożyczanie, wycofywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego,
- obsługa ogłoszeń kierowanych z Sądów, Kancelarii Komorników Sądowych, Urzędów Skarbowych oraz innych instytucji, w tym:
- rejestracja i wywieszanie na tablicy ogłoszeń Urzędu,
- zapewnienie określonego przepisami prawa okresu wywieszenia,
- informowanie o okresie wywieszenia i zwrot ogłoszeń do nadawców,
- obsługa i koordynowanie systemu kolejkowego Qmatic,
- przyjmowanie płatności za pośrednictwem terminali płatniczych, w tym:
- płatności dotyczących podatków lokalnych oraz płatności za usługi realizowane w Urzędzie,
- przygotowywanie sprawozdań i raportów dotyczących płatności realizowanych za pośrednictwem terminali płatniczych,
- koordynowanie wdrażania nowoczesnych narzędzi wspierających obsługę płatności za usługi świadczone przez Urząd,
- opracowywanie raportów, zestawień i statystyk, dotyczących realizowanych zadań,
- realizacja zadań w zakresie planowania, wykonywania i rozliczania budżetu Wydziału.