Udostępnianie danych z ewidencji ludności

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1.     Prezydent Miasta Gdańska z siedzibą: ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej przez Prezydenta Miasta Gdańska dokumentacji pisemnej;

2.     Minister Cyfryzacji z siedzibą: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;

3.     Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, z siedzibą: ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Prezydentem Miasta Gdańska można się skontaktować pisemnie na adres siedziby lub poprzez email: umg@gdansk.gda.pl

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres email iod@@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub  pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Prezydent Miasta Gdańska powołał inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@gdansk.gda.pl , pisemnie na adres siedziby administratora lub telefonicznie +48 58 52 44 500.

Administrator – Minister Cyfryzacji powołał inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji powołał inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisem szczególnym ustawy;

·         przez Prezydenta Miasta Gdańska – w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności

·         przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzonych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

·         Centrum Personalizacji Dokumentów  – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019r.

·         Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji

·         podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców - Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni ul. Podolska 21, 81-321 Gdynia;          w zakresie asysty technicznej - Gdańskie Centrum Informatyczne z siedzibą w Gdańsku ul. Prof. Witolda Andruszkiewicza 5, 80-601 Gdańsk.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

·         służbom; organom administracji publicznej; sadom i prokuraturze, komornikom sądowym, państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;

·         osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;

·         osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania Pani/Pana zgody

·         jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

·         Prezydenta Miasta Gdańska – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu on-line podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;

·         Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu on-line – podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;

·         Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Gdańska udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępniania akt tych postępowań.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.

Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. Dz. U. Nr 14, poz. 67):

·         dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod katem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;

·         dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;

·         dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a  także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

-         kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,

-         organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,

-         organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,

-         wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,

-         wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest w drodze teletransmisji z rejestru PESEL.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I PROFILOWANIU

Nie są stosowane mechanizmy.