Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego

Formularze do pobrania:

1. Wniosek o wpis zagranicznego aktu urodzenia (29.43 KB, docx)
2. Wniosek o wpis zagranicznego aktu małżeństwa (30.49 KB, docx)
3. Wniosek o wpis zagranicznego aktu zgonu (31.17 KB, docx)
4. Pełnomocnictwo do wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego (19.93 KB, docx)

Rezerwacja wizyty:

Kliknij tutaj aby przejść do internetowej rezerwacji wizyty.

Złóż wniosek przez Internet:

W sprawie wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego można kontaktować się z Urzędem Stanu Cywilnego za pośrednictwem e-Doręczeń na adres elektronicznej skrzynki podawczej do e-doręczeń:
AE:PL-69589-14466-DIDGS-28

Pismo ogólne do urzędu

Wymagane dokumenty:

1. Dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)
2. Podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o transkrypcję aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej
3. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej
4. Oryginał zagranicznego odpisu aktu, który ma być transkrybowany (dokument nie może być zalaminowany, oraz zniszczony)
5. Oryginał urzędowego tłumaczenia na język polski zagranicznego odpisu aktu, który ma być transkrybowany
6. Pełnomocnictwo – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika
7. Oświadczenie o wyborze nazwiska w sytuacji, gdy zagraniczny dokument podlegający transkrypcji nie zawiera nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci, złożone przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego lub konsulem Rzeczypospolitej Polskiej za granicą
8. Dowód osobisty i książeczka wojskowa osoby zmarłej (jeśli posiadała wymienione dokumenty) – w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu

UWAGA

Jeżeli dokument pochodzi z kraju niebędącego członkiem Unii Europejskiej, powinien posiadać Apostille lub Legalizację (w zależności czy dany kraj znajduje się na liście Konwencji haskiej z 1961 roku).

Opłata skarbowa:

Opłatę skarbową należy opłacić za pośrednictwem:

• Banków bądź Poczty (według obowiązujących cenników oraz taryf),
• w placówkach Banku PEKAO S.A. świadczących obsługę Gminy Miasta Gdańska (bez dodatkowych opłat)
• opłatomatów ustawionych przy wszystkich Zespołach Obsługi Mieszkańców Urzędu Miejskiego w Gdańsku (bez dodatkowych opłat),
• płatności on-line (prowizja 1 zł)

na rachunek bankowy:

Urząd Miejski w Gdańsku
80-803 Gdańsk
ul. Nowe Ogrody 8/12

Nr konta 31 1240 1268 1111 0010 3877 3935
(z dopiskiem dokonywanej operacji, np. "Opłata skarbowa z tytułu ....")

Termin i sposób załatwiania:

• przeniesienie do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego i wydanie odpisu zupełnego aktu – dokonywane są niezwłocznie, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy
• decyzja odmawiająca przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.

Miejsce złożenia dokumentów:

Urząd Stanu Cywilnego - Referat Rejestracji Małżeństw i Transkrypcji
ul. Partyzantów 74
80-254 Gdańsk

tel.: (+48 58) 323 69 62, (+48 58) 323 69 64, (+48 58) 323 69 83

Jednostka odpowiedzialna:

Urząd Miejski w Gdańsku - Urząd Stanu Cywilnego
ul. Partyzantów 74
80-254 Gdańsk
e-mail: usc@gdansk.gda.pl

Tryb odwoławczy:

Od wydanej decyzji służy stronie odwołanie do Wojewody Pomorskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

Podstawa prawna:

• • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego 
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 
  • Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy 
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
  • Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej 
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 
  • Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim
  • Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej 
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego 
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji 1 z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 
  • Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 10 czerwca 1992 r. w sprawie doręczania wojskowych dokumentów osobistych i trybu postępowania z tymi dokumentami

Inne informacje:

1. Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego jest obligatoryjna jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL
2. Dokumenty wydane w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez: tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula (nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.)
3. Wniosek o dokonanie transkrypcji składa do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której zdarzenie dotyczy, lub inna osoba, która wykaże interes prawny lub osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
4. Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeń małżonków w sprawie nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa, oświadczenia takie małżonkowie mogą złożyć w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
5. Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
6. W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału biegłego lub tłumacza języka, którym ta osoba się posługuje.
7. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Klauzula informacyjna: Klauzula informacyjna RODO dot. procedur USC (16.53 KB, docx)