Wszystko co chcielibyście wiedzieć, a nie wiecie gdzie zapytać na temat dostępu do informacji publicznej w rozmowie z dyrektorem Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Gdańsku Tomaszem Filipowiczem.

Czym są informacje publiczne? I gdzie można ich szukać?

Według polskiego prawa, informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. I niemal każda z nich może zostać udostępniona. Istnieje niewiele sytuacji, w których dostęp do informacji publicznych może zostać ograniczony. Wynikają one z przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz innych tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na prywatność osób fizycznych lub tajemnicę przedsiębiorcy. Podstawowym źródłem informacji powinien być Biuletyn Informacji Publicznej (BIP). Jako publikator teleinformatyczny jest on tworzony i aktualizowany właśnie w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej. A do jego prowadzenia zobowiązane są wszystkie władze, instytucje publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne. W przypadku informacji nieopublikowanych w BIP, istnieje możliwość otrzymania takich danych bezpośrednio z urzędu bądź instytucji. W tym celu należy zwrócić się z wnioskiem o udostępnienie interesujących nas informacji.

Kto może złożyć taki wniosek i w jakiej formie należy to zrobić?

Z takim wnioskiem wystąpić może każdy. Można to zrobić e-mailem, listownie, osobiście lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą. Nie ma żadnej określonej formy wniosku, ani też sposobu jego złożenia. Istotne jest aby podać jakich konkretnie informacji oczekujemy, w jakiej formie mają zostać udostępnione i w jaki sposób przekazane. Czy oczekujemy na przykład kopii papierowej, pliku komputerowego, a może wystarczy nam po prostu wgląd w akta sprawy. Najkorzystniej byłoby również podać swoje podstawowe dane takie jak adres korespondencyjny czy numer telefonu. Ułatwia to ewentualne doprecyzowanie wymagań lub niekiedy wydania decyzji o odmowie udostępnienia. Jednak wniosek złożyć można również całkowicie anonimowo. Wiele wniosków wpływa do urzędu e-mailem, a wnioskodawcy podają w nich wymyślone dane. Mamy nawet klienta, używającego w kontaktach z nami pseudonimu.

Które instytucje i urzędy zobowiązane są do udostępniania informacji i jak ustalić kto jest w posiadaniu informacji nas interesujących?

Zobowiązane są do tego wszystkie władze publiczne oraz podmioty wykonujące zadania publiczne. W przypadku gminy, są to oprócz Urzędu Miejskiego w Gdańsku wszystkie jego jednostki organizacyjne, między innymi Straż Miejska w Gdańsku, Biuro Rozwoju Gdańska, Gdański Zarząd Dróg i Zieleni, placówki oświatowe oraz spółki miejskie jak "Gdańska Infrastuktura Wodociągowo-Kanalizacyjna" Sp. z o.o. czy "Gdańskie Autobusy i Tramwaje" Sp. z o.o. Najłatwiej i najszybciej informacje znaleźć można w Biuletynie Informacji Publicznej. Jeśli jednak poszukiwana informacja się tam nie znajduje, wtedy wnioskodawca sam musi ustalić, który urząd może ją posiadać. Zasada jest taka, że możemy udostępnić informację jeśli jesteśmy w jej posiadaniu. Jeśli nią nie dysponujemy, informujemy o tym wnioskodawcę i zwracamy wniosek.

Jak długo może trwać oczekiwanie na udostępnienie informacji i czy jest ono płatne?

Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki. Nie później niż w terminie 14 dni. Oczywiście mogą pojawić się skrajne sytuacje kiedy dwa tygodnie nie wystarczają i wtedy można przedłużyć ten okres nie dłuższy niż 2 miesiące od daty wpływu wniosku. Ale z drugiej strony, bardzo często jesteśmy w stanie informacje przekazać od ręki. Dzieje się tak na przykład z pytaniami zadawanymi przez dziennikarzy. Lub kiedy odpowiedź wymaga tylko wskazania miejsca, gdzie informacja została wcześniej opublikowana. Samo udostępnienie informacji jest bezpłatne. Chociaż przepisy wskazują na możliwość pobierania opłat w celu pokrycia kosztów związanych ze sposobem ich udostępnienia. Na przykład kosztu płyty CD, kiedy ktoś zażyczy sobie takiej formy przekazania informacji. Jednakże Urząd Miejski w Gdańsku wychodzi z założenia, że informacje raz wytworzone powinny być udostępniane każdemu, w formie umożliwiającej łatwą i bezpłatną dostępność do danych.

W jakiej formie urząd udostępnia informacje?

Informacje udostępniamy zgodnie z wolą wnioskodawcy. Najczęstszą formą są pliki komputerowe, przesyłane na adres e-mail. W wielu wypadkach są to kopie dokumentów dostarczane w wersji papierowej. Prawo do dostępu do informacji publicznej obejmuje również możliwość uzyskania informacji przetworzonej. Jednak tylko wtedy, kiedy jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego. Występując o uzyskanie informacji przetworzonej, należy wykazać w jakim stopniu informacja, którą urzędnicy mają przetworzyć – czyli ponieść nakłady na stworzenie np. sprawozdania, raportu czy zestawienia na podstawie posiadanych już danych – jest szczególnie istotna dla interesu publicznego. Należy tu wyraźnie oddzielić interes prywatny wnioskodawcy od szeroko rozumianego interesu publicznego.

O jakie informacje najczęściej wnioskują mieszkańcy Gdańska? I czy robią to często?

Wachlarz wniosków jest bardzo szeroki, począwszy od udostępnienia treści umów zawieranych przez miasto, poprzez różnego rodzaju dokumentacje związane z pozwoleniami na budowę, informacje o wysokości dotacji udzielonych przez miasto, a kończąc na informacjach dotyczących zatrudnienia w instytucjach miejskich. W 2013 roku zarejestrowanych zostało 289 wniosków i z roku na rok ta liczba rośnie. Nie obejmuje ona jednak działań w formie „dziś pytanie, dziś odpowiedź”. Takich zapytań jest nawet kilkakrotnie więcej, a odpowiedź nie wymaga przejścia całej procedury rejestracji wniosku.

Czy były takie wnioski, które najbardziej zapadły Panu w pamięci? Lub takie, które sprawiły najwięcej trudności?

Wszystkie wnioski są interesujące i rozpatrując je można samemu uzyskać wiele ciekawych informacji. Jednak wniosek, który zapadł mi najbardziej w pamięci, dotyczył udostępnienia w formie pliku JPEG skanu pieczątki urzędowej dyrektora jednego z wydziałów Urzędu Miejskiego. Oczywiście plik został udostępniony. Chociaż wymagało to pewnego opracowania graficznego i wtopienia w tło znaku wodnego informującego o tym, że nie jest to oryginał. Najczęstszym problemem jest niedoprecyzowanie jakiej konkretnie informacji osoby pytające oczekują. Z jakiego przedziału czasowego, czy jakiego obszaru. I wówczas zadaniem urzędnika jest ustalenie tego co autor miał na myśli i doprowadzenie do realizacji wniosku.

Adres strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku www.bip.gdansk.pl