Urzędy administracji publicznej w Polsce obowiązuje rozporządzenie rady ministrów z 31 marca br. “w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii”. W rozporządzeniu mowa jest o ograniczeniu działań urzędu “do wykonywania zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów”.
Nie ma w nim jednak jednolitych zasad organizacji pracy urzędów - choćby w zakresie przyjmowania korespondencji papierowej, która - jak każdy przedmiot - może być nośnikiem koronawirusa.
Gdańskie Centrum Kontaktu. Tu znajdziesz pomoc w sprawach urzędowych
W Gdańsku obowiązuje specjalna procedura w tym zakresie:
- Korespondencję z placówki Poczty Polskiej w budynku magistratu przy Nowych Ogrodach odbierają pracownicy kancelarii UMG (w maskach i rękawiczkach jednorazowych) i przewożą ją do “Pokoju Kwarantanny Dokumentacji” na parterze urzędu na minimum 24-godzinną kwarantannę.
- Po tym czasie listy trafiają do innego pokoju, gdzie są otwierane i rozdzielane pozostałym pracownikom kancelarii do zarejestrowania (wciąż w zabezpieczeniu). Następnie, przychodząc pojedynczo, odbierają ją pracownicy poszczególnych sekretariatów UMG.
- Pracownicy jednostek organizacyjnych miasta (np. Gdański Zarząd Dróg i Zieleni, Biuro Rozwoju Gdańska, Hevelianum) odbierają korespondencję po kwarantannie przez okno jednego z pokoi na parterze, po wcześniejszym umówieniu się.
- Na parterze urzędu są dwie wrzutnie na korespondencję: pierwsza dla jednostek miejskich, druga dla zawodowych geodetów (część dokumentacji przez nich składana nie może być przesyłana elektronicznie, a trudno przesłać ją za pośrednictwem poczty z powodu gabarytów - red.). Dostępne są tylko przez dwie godziny dziennie. Korzysta się z nich w wyjątkowych sytuacjach, gdy przepis prawa wymaga złożenia korespondencji w formie papierowej. Te dokumenty także trafiają na kwarantannę we wspomnianym pokoju, rozpoczynając ją mniej więcej w tym samym czasie, co przesyłki odebrane z poczty.
- W osobnym pomieszczeniu na parterze, przez okno, przyjmowane są przesyłki kurierskie adresowane do urzędu. Pracowników odbierający je od kurierów zabezpieczają maseczki i rękawiczki. Przesyłki pozostają tu na przynajmniej 24 godziny.
Co ciekawe, ilość korespondencji papierowej obsługiwana przez urzędową kancelarię znacznie się zmniejszyła w porównaniu ze stanem “sprzed epidemii”. Od dnia zamknięcia urzędu dla interesantów (16 marca) do 24 marca do kancelarii wpłynęło ok 4500 przesyłek. Wcześniej, w podobnym okresie (między 2 a 10 marca) zarejestrowano ok. 7 050 przesyłek. Jednocześnie pierwszy tydzień radykalnych ograniczeń pracy UMG przyniósł znaczny wzrost korespondencji poprzez ePUAP: do UMG globalnie wpłynęło w ten sposób ok. 1400 spraw, w porównywalnym okresie przed zamknięciem było ich ok. 850.
- Spraw składanych elektronicznie przybywa, jest ich już dwa razy więcej niż w okresie przed epidemią - informuje Tomasz Filipowicz dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich UMG. - Znaczna część usług świadczonych przez gdański urząd dostępna jest na platformie e-PUAP, gdzie mieszkańcy korzystają z przygotowanych e-formularzy i z funkcji pisma ogólnego i nie obserwujemy większych trudności z działaniem tej platformy. Poza tym, dzięki takim rozwiązaniom jak Gdańskie Centrum Kontaktu czy strona https://oplaty.gdansk.pl/, zakres internetowej obsługi mieszkańców w naszym urzędzie już od dłuższego czasu jest szeroki i wykracza poza ofertę e-PUAP.
Warto przypomnieć, że w każdej sytuacji, w której wniosek papierowy musi być podpisany – także elektroniczna forma złożenia go wymaga podpisu, w tym przypadku elektronicznego albo “podpisania” profilem zaufanym (np. wniosek o dowód osobisty, wniosek o wydanie zaświadczenia, wniosek o zmianę w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej).
Obsługa klientów w Urzędzie Miejskim w Gdańsku czasowo zawieszona. Wyjątek dotyczy narodzin i zgonów
Jakie sprawy także obecnie wymagają bezpośredniego kontaktu z pracownikiem urzędu:
- zgłoszenia zgonów oraz narodzin (ale wyłącznie w przypadku konieczności złożenia oświadczenia uznania ojcostwa) - więcej szczegółów w odrębnym artykule: Ograniczenia w obsłudze klientów Urzędu Stanu Cywilnego
- rejestracja pojazdów - rejestrowane będą wyłącznie pojazdy fabrycznie nowe i sprowadzone z zagranicy po uprzednim umówieniu telefonicznym - więcej szczegółów w odrębnym artykule: Rejestracja samochodów używanych - 180 dni na zgłoszenie kupna i sprzedaży
Jeśli obywatel złożył wniosek o dowód osobisty, a jego dotychczasowy dowód jest nieważny i nie posiada innego dokumentu tożsamości (np. paszportu), a pilnie potrzebuje dokumentu potwierdzającego tożsamość - wówczas umawiany jest na konkretny dzień i godzinę, by doprowadzić sprawę do końca.
Jeśli ktoś składał wniosek o dowód osobisty, a jego dotychczasowy dowód jest jeszcze ważny lub ma ważny paszport - pracownicy UMG zalecają korzystać z tych dokumentów.
