Zarządzenie Prezydenta Miasta Gdańska w sprawie powołania Zespołu Konsultacyjnego w celu przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu "Budżet Obywatelskie 2015 w Gdańsku"

Zarządzenie Nr 725/14

Prezydenta Miasta Gdańska

z dnia 3 czerwca 2014 r.

w sprawie powołania Zespołu Konsultacyjnego w celu przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku”.

Na podstawie art. 30 ust. 1 i ust. 2 pkt 2, ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 594, poz. 645, 1318, zm. z 2014 r. poz. 379) oraz § 7 i § 8 uchwały Rady Miasta Gdańska Nr LII/1149/14 z dnia 24 kwietnia 2014 r. w sprawie przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku”  

zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Powołuje się Zespół Konsultacyjny w celu przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku”, w składzie:

Przewodniczący Zespołu:

1) Maciej Kukla – p.o. kierownik Referatu Inicjatyw i Konsultacji Społecznych

Członkowie Zespołu:

2) Jolanta Ostaszewska, Dyrektor Wydziału Budżetu Miasta i Podatków

3) Marek Litwin – p.o. Kierownik Referatu Rozliczeń i Informacji Zarządczej w Wydziale Programów Rozwojowych

4) Wiesław Szańca - Zastępca Kierownika Działu Utrzymania Dróg Zarządu Dróg i Zieleni w Gdańsku

5) Mariusz Żukowski – Dział Przygotowania Inwestycji i Projektów UE Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

6) Piotr Borawski – Radny Miasta Gdańska

7) Marcin Skwierawski - Radny Miasta Gdańska

8) Dariusz Słodkowski - Radny Miasta Gdańska

9) Marek Bumblis - Radny Miasta Gdańska

10) Jaromir Falandysz - Radny Miasta Gdańska

11) Krzysztof Wiecki - Radny Miasta Gdańska

12) Jędrzej Włodarczyk – Przewodniczący Zarządu Dzielnicy Siedlce

13) Monika Strugała - Przewodnicząca Zarządu Dzielnicy Młyniska

14) Karol Ważny – Radny Dzielnicy Osowa

15) Mateusz Błażewicz – Zastępca Przewodniczącego Zarządu Dzielnicy Brzeźno

16) Marian Menczykowski – Przewodniczący Zarządu Dzielnicy Chełm

17) Łukasz Bejm – Przewodniczący Rady Dzielnicy Zaspa-Młyniec

18) Beata Matyjaszczyk – Przewodnicząca Gdańskiej Rady Organizacji Pozarządowych

19) Izabela Chorzelska – Członek Prezydium Gdańskiej Rady Organizacji Pozarządowych

20) Agnieszka Buczyńska - Reprezentant Gdańskiej Rady Organizacji Pozarządowych

21) Marcin Bildziuk – Reprezentant Gdańskiej Rady Organizacji Pozarządowych

2. Prezydent w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmian w składzie Zespołu. W przypadku osób delegowanych zmiana dokonywana jest na wniosek podmiotów delegujących. Powołanie nowego członka odbywa się w trybie wskazanym w uchwale.

§ 2

1. Do zadań Zespołu należy ocena formalno-prawna zgłoszonych projektów i sprawne przeprowadzenie konsultacji, o których mowa w § 1. Członkowie Zespołu uczestniczą w promocji idei Budżetu Obywatelskiego oraz udzielają mieszkańcom pomocy i informacji w kwestiach związanych z realizacją projektu.

2. Zespół działa w oparciu o Regulamin Konsultacji stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia i Regulamin Zespołu Konsultacyjnego stanowiący Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

§ 3

Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów Urzędu Miejskiego w Gdańsku i Dyrektorów Miejskich Jednostek Organizacyjnych do udzielania Zespołowi pomocy w realizacji jego zadań.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                             /-/ Paweł Adamowicz

                                                                Prezydent Miasta Gdańska

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 725/14

Prezydenta Miasta Gdańska

z dnia 3 czerwca 2014 r.

 REGULAMIN KONSULTACJI

§ 1

Regulamin konsultacji określa zasady i tryb przeprowadzenia konsultacji społecznych w oparciu o uchwałę Rady Miasta Gdańska Nr LII/1149/14 z dnia 24 kwietnia 2014 r. w  sprawie przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku” zwanej dalej Uchwałą Rady Miasta Gdańska.

§ 2

1. Konsultacje, o których mowa w paragrafie poprzedzającym, zwane dalej „konsultacjami”:

1)      są wieloetapowe,

2)      mają charakter bezpośredni i równy,

3)      odbywają się na terenie całego miasta,

2. Konsultacje odbywają się zgodnie z harmonogramem określonym Uchwałą Rady Miasta Gdańska.

§ 3

Konsultacje społeczne uznaje się za ważne bez względu na liczbę osób biorących w nich udział.

§ 4

Do wzięcia udziału w konsultacjach uprawnieni są mieszkańcy Gdańska zameldowani na pobyt stały i czasowy na terytorium Gdańska, którzy najpóźniej do dnia rozpoczęcia konsultacji (16 czerwca 2014 r.) ukończyli 16 lat, z zastrzeżeniem § 5 ust. 4.

§ 5

1. Uprawnionych do konsultacji umieszcza się w spisach.
2. Spis uprawnionych do konsultacji sporządza Wydział Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Gdańsku na podstawie prowadzonego w Mieście Gdańsku zbioru danych mieszkańców zameldowanych na pobyt stały i czasowy na terenie Gdańska na ostatni dzień roboczy, poprzedzający termin rozpoczęcia konsultacji.
3. Spis uprawnionych do konsultacji zawiera dane osobowe uprawnionych w zakresie: nazwiska i imion, imienia ojca, daty urodzenia (rok, miesiąc, dzień) numeru ewidencyjnego PESEL, adresu zamieszkania (miejscowość, ulica, nr domu, nr mieszkania).
4. Mieszkańcy Gdańska mogą być dopisani do spisu uprawnionych do ostatniego dnia trwania konsultacji na podstawie potwierdzenia zameldowania na pobyt stały lub czasowy z Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

    § 6

Uczestnictwo w konsultacjach polega na:

1. Zgłaszaniu projektów do „Bazy Projektów Dzielnicowych” i „Bazy Projektów Ogólnomiejskich”.

2. Udziału w głosowaniu nad projektami z „Bazy Projektów Dzielnicowych” i „Bazy Projektów Ogólmiejskich”. 

   § 7

Głosowanie jest głosowaniem bezpośrednim.

 § 8

Nad zapewnieniem prawidłowego przebiegu oraz porządku konsultacji czuwa Zespół Konsultacyjny, zwany dalej Zespołem.

§ 9

1. Konsultacje poprzedza kampania informacyjna.

2. W toku kampanii informacyjnej mieszkańcom udostępnione zostaną materiały informacyjne  na temat zasad i przebiegu konsultacji. 

§ 10

1. Mieszkańcy składają projekty  poprzez wypełnienie w systemie elektronicznym formularza zgłoszeniowego, będącego załącznikiem do Uchwały Rady Miasta Gdańska. W dniach od 16 czerwca do 30 czerwca 2014 r., w trakcie składania projektów mieszkańcy będą mieli możliwość uzyskania pomocy i doradztwa w wydziałach Urzędu Miejskiego w Gdańsku i miejskich jednostkach organizacyjnych.
2. W powyższym terminie Zespół zorganizuje ponadto punkty z dostępem do komputera i internetu, w dostępnych dla mieszkańców miejscach na terenie Gdańska, gdzie będzie można uzyskać pomoc i wypełnić formularz elektronicznie.

§ 11

1. Wnioskodawca wypełnia formularz zgłoszeniowy elektronicznie do punktu 8 włącznie.
2. W celu zebrania podpisów mieszkańców popierających projekt wnioskodawca drukuje cały formularz zgłoszeniowy. Formularz można edytować dowolną ilość razy do momentu akceptacji funkcji „wyślij”.
3. Akceptując funkcję „wyślij” w systemie elektronicznym wniosek uznaje się za zamknięty.
4. Jednocześnie wnioskodawca zobowiązany jest do przekazania wypełnionego i wydrukowanego formularza zgłoszeniowego wraz z podpisem wnioskodawcy i co najmniej 15 podpisami poparcia osób uprawnionych do udziału w konsultacjach, w dniach od 16 czerwca do 30 czerwca 2014 r. w dowolnym Zespole Obsługi Mieszkańców lub przesyłać w wyznaczonym terminie na adres Urzędu Miejskiego w Gdańsku z dopiskiem „Budżet Obywatelski”. Decyduje data wpływu do Urzędu.  Ostatnim dniem składania wniosku jest dzień 30 czerwca 2014 r. godz. 16:00.

§ 12

Wnioskodawca może w dowolnym momencie wycofać zgłoszony projekt, nie później jednak niż do dnia 15 września 2014 r. przesyłając prośbę elektronicznie na wskazany do kontaktu adres e-mail.

§ 13

1. Do dalszego udziału w konsultacjach dopuszczone będą tylko te wnioski, które zostały przekazane do Urzędu Miejskiego w Gdańsku.
2. W przypadku błędnego wypełnienia pól formularza Referat Inicjatyw i Konsultacji Społecznych informuje mailem wnioskodawcę o konieczności poprawy wniosku  w ciągu 5 dni roboczych. W tym czasie wnioskodawca może ponownie zalogować się do systemu elektronicznego i dokonać edycji wniosku oraz zobowiązany jest dostarczyć poprawiony wniosek do Referatu Inicjatyw i Konsultacji Społecznych.
3. Wszystkie wnioski przyjęte przez Referat Inicjatyw i Konsultacji Społecznych zamieszczane będą na stronie internetowej www.gdansk.pl/budzet-obywatelski.
4. Wnioski dostępne będą w 7 plikach tekstowych: 6 plików z projektami dzielnicowymi z zachowaniem podziału na Okręgi Konsultacyjne – „Baza Projektów Dzielnicowych” oraz 1 plik z projektami ogólno miejskimi – „Baza Projektów Ogólnomiejskich”.

§ 14

1. Analiza i ocena projektów pod kątem możliwości ich realizacji dokonywana będzie przez wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku i jednostki organizacyjne Miasta, wyznaczone odrębnym Zarządzeniem. Projekty odrzucone na tym etapie oceny będą podlegały weryfikacji przez Zespół Konsultacyjny podczas posiedzeń Zespołu.

§ 15 

Analiza wniosków odbywać się będzie według poniższych kryteriów:

1. Kryteria, których nieakceptacja powoduje odrzucenie projektu (odrzucenie należy uzasadnić):

• zgłoszone zadanie mieści się w katalogu zadań własnych Miasta,
• koszt zadania mieści się w zakładanych kwotach dla projektów dzielnicowych i ogólno miejskich,
• teren/obiekt w przypadku inwestycji jest własnością miasta,
• zadanie jest możliwe do wykonania w roku 2015,
• zadanie jest zgodne z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub jest możliwe do wykonania,
• zadanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa,

1. Kryteria oceny, których nieakceptacja nie oznacza odrzucenia projektu, a o jego ostatecznym zatwierdzeniu zdecydują członkowie Zespołu Konsultacyjnego.

• podany koszt jest realistyczny,
• opis zadania jest jednoznaczny,
• lokalizacja jest jednoznaczna,

3. Analiza wniosku przeprowadzana jest w systemie elektronicznym i powinna być dokonana bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż do dnia 18 lipca 2014 r.

 § 16

1. Oceny formalno-prawnej projektu dokonuje Zespół Konsultacyjny w systemie elektronicznym.

2. Zespół Konsultacyjny może zwrócić się do wydziału merytorycznego lub miejskiej jednostki organizacyjnej o dodatkowe wyjaśnienia.

3. Zespół Konsultacyjny może zwrócić się do wnioskodawcy o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienia. Wezwanie przesyłane jest na adres email wnioskodawcy. Wnioskodawca w terminie 5 dni roboczych od otrzymania wezwania może uzupełnić wniosek lub udzielić wyjaśnień. 

4. Zespół Konsultacyjny zbiera się na posiedzeniach, podczas których omawiane są wnioski odrzucone podczas analizy, o której mowa w § 15 i może zwrócić się do wnioskodawcy z propozycją poprawy zgłoszonego projektu.  Poprawiony wniosek ponowne przechodzi proces weryfikacji.

5. Do baz projektów przechodzą wnioski zaakceptowane zwykłą większością głosów przy głosowaniu co najmniej 15 członków Zespołu.

6. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących tego samego zagadnienia i/lub zbieżnych co do zakresu Zespół ma prawo skontaktować z wnioskodawcą, celem wypracowania projektu wspólnego. Łączenie projektów możliwe jest wyłącznie za zgodą wnioskodawców, która może być wyrażona w terminie 5 dni roboczych od daty uzyskania informacji od Zespołu, nie później jednak niż do dnia 25 sierpnia 2014 r.

§ 17

 „Bazy Projektów Dzielnicowych” i „Bazę Projektów Ogólnomiejskich”  będą na bieżąco uaktualniane podczas weryfikacji pod względem formalno-prawnym przez Zespół Konsultacyjny. Ostateczne wersje baz projektów, które będą podstawą do głosowania zostaną opublikowane dnia 20 września 2014 r. (po losowaniu numerów projektów).

§ 18

Głosowanie na projekty jest możliwe tylko drogą elektroniczną. Każdemu głosującemu przysługuje prawo do oddania po jednym głosie na maksymalnie pięć projektów ujętych w „Bazie Projektów Dzielnicowych” i jeden głos na projekty ujęte w „Bazie Projektów Ogólnomiejskich”.

§ 19

Głosowanie przeprowadza się za pomocą interaktywnego formularza. Interaktywny formularz do głosowania będzie zawierał podział na sześć opisanych w uchwale Okręgów Konsultacyjnych – „Bazy Projektów Dzielnicowych” i jedną „Bazę Projektów Ogólnomiejskich”. Po wejściu do panelu znajdować się będą informacje podane w formacie: 1) numer wniosku po losowaniu 2) numer wniosku nadany przez system elektroniczny 3) tytuł zadania 4) streszczenie zadania 5) lokalizacja 6) szacowany koszt 8) dzielnica/projekt ogólnomiejski 7) miejsce na oddanie głosu.

§ 20

 W porozumieniu z Zespołem Konsultacyjnym Prezydent Miast Gdańska w terminie do dnia 31 lipca 2014 r. wyznaczy miejsca, gdzie będzie można oddać głos w punktach stacjonarnych i określi godziny ich pracy.

§ 21

Wynik głosowania na projekty dzielnicowe musi uwzględniać zapis z Uchwały Rady Miasta Gdańska w sprawie przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku” paragraf 5, pkt. 5 o treści: „W Okręgu Konsultacyjnym rekomendowane są do realizacji nie więcej niż dwa projekty w danej dzielnicy”.

§ 22

Wynik głosowania jest publikowany niezwłocznie po ustaleniu:

1. na stronie internetowej www.gdansk.pl/budzet-obywatelski,
2. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku

https://www.gdansk.pl/bip,

3. na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Gdańsku. 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 725/14

Prezydenta Miasta Gdańska

z dnia 3 czerwca 2014 r.

REGULAMIN ZESPOŁU KONSULTACYJNEGO

§ 1

Regulamin określa sposób działania Zespołu Konsultacyjnego powołanego w celu przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku”, zwanego dalej Zespołem.

§ 2

Zespół wykonuje zadania w oparciu o harmonogram czynności określony w uchwale Rady Miasta Gdańska Nr LII/1149/14 z dnia 24 kwietnia 2014 r. w sprawie przeprowadzenia na terenie Miasta Gdańska konsultacji społecznych projektu „Budżet Obywatelski 2015 w Gdańsku” niezbędne do sprawnego przeprowadzenia wszystkich etapów konsultacji społecznych.  

§ 3

Zadaniem Zespołu jest ocena formalno-prawna zgłoszonych projektów.

§ 4

1. Po analizie wykonanej przez wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku i jednostki organizacyjne Miasta pod kątem możliwości zrealizowania projektów system generuje trzy raporty:

- projekty zaakceptowane,

- projekty zaakceptowane z uwagami,

- projekty odrzucone.

2. Ocenie w systemie podlegają projekty zaakceptowane i zaakceptowane z uwagami.

3. Członkowie Zespołu oceniają projekty w systemie elektronicznym. Każdy członek Zespołu otrzyma możliwość logowania się do systemu.

4. W przypadku projektów odrzuconych stosowane będą zasady określone w kolejnych punktach niniejszego Regulaminu.

§ 5

1. Ocena wniosku powinna być dokonana bez zbędnej zwłoki.
2. Po każdym oddaniu głosu przez członka Zespołu wniosek znika z listy jego wniosków do oceny.
3. Monitorowanie stanu ocen przez członków Zespołu jest możliwe w systemie na bieżąco przez Przewodniczącego Zespołu.
4. Projekty są ocenione przez członków Zespołu do dnia 15 września 2014 r. do godz. 12:00.
5. Projekty, które uzyskały równą ilość głosów za lub przeciw, a więc nie zostały rozstrzygnięte widnieją w systemie jako projekty nierozstrzygnięte w głosowaniu.
6. Przewodniczący Zespołu Konsultacyjnego otrzymuje w systemie możliwość przyjęcia lub odrzucenia projektu w przypadku projektów nierozstrzygniętych.

§ 6

2. Przewodniczący Zespołu Konsultacyjnego zwołuje posiedzenia Zespołu w celu omówienia wniosków odrzuconych w trakcie analizy przez wydziały Urzędu Miejskiego w Gdańsku lub jednostki organizacyjne Miasta. Na posiedzenie Przewodniczący może zaprosić wnioskodawców, pracowników merytorycznych wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych, ekspertów oraz inne osoby, które mogą swoją wiedzą i doświadczeniem wesprzeć jego merytoryczną pracę.
3. W przypadku gdy Zespół ustali, iż możliwe jest wprowadzenie poprawek do projektu informuje wnioskodawcę, o możliwości korekty wniosku w terminie 5 dni  roboczych.  
4. Jeżeli wnioskodawca wyraża zgodę na korektę zobowiązany jest przesłać w systemie elektronicznym poprawiony wniosek i przekazać go wraz z podpisami mieszkańców popierających projekt do Referatu Inicjatyw i Konsultacji Społecznych. Poprawiony wniosek podlega ponownej analizie i ocenie formalno-prawnej przez Zespół Konsultacyjny.
5. Rozpatrywanie ww. wniosków Zespół zobowiązany jest przeprowadzić do dnia 25 sierpnia 2014 r.
6. Posiedzenia Zespołu są jawne oraz protokołowane. Osobę do sporządzenia protokołu wyznacza Przewodniczący Zespołu.

§ 7

1. Po zamknięciu głosowania przez członków Zespołu system elektroniczny generuje raport w postaci „Bazy Projektów Dzielnicowych” z zachowaniem podziału na okręgi konsultacyjne i „Bazy Projektów Ogólnomiejskich”.
2. Do baz projektów wchodzą projekty, które oceniło co najmniej 15 członków Zespołu Konsultacyjnego i zostały zaakceptowane zwykłą większością głosów oraz w przypadku określonym w § 5 pkt. 6.

§ 8

Zespół Konsultacyjny przekazuje wyniki konsultacji Prezydentowi Miasta Gdańska w terminie do 15 października 2014 r.

1. Zespół podaje wyniki konsultacji do publikacji.  Wyniki konsultacji publikuje się:

• w Biuletynie Informacji Publicznej,
•  na stronie internetowej Urzędu Miasta,

•  na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

2. Dokumentacja z konsultacji podlega archiwizacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.